Per molte realtà del settore sociale e socio-sanitario la digitalizzazione è diventata un passaggio sempre più necessario per rispondere alle richieste di aziende sanitarie e servizi territoriali, che chiedono dati, documenti, rendicontazioni e fatture in formato digitale. Comunità terapeutiche, strutture per disabili, anziani, minori e migranti, centri psichiatrici e ambulatori dedicati ai disturbi del comportamento alimentare devono quindi trasferire sul digitale procedure spesso costruite in molti anni di attività.
È il settore nel quale opera GekoSoft, nata nel 2018 dall’incontro tra Enzo Gravina, presidente e consulente delle strutture che utilizzano GISSS, e Antonio Raccampo, responsabile dello sviluppo software. L’esperienza da cui deriva GISSS era però iniziata già nel 2008 nell’ambito delle dipendenze patologiche, per poi estendersi progressivamente ad altri contesti sociali e socio-sanitari.
«La nostra particolarità consiste nel trasformare in digitale ciò che prima veniva gestito su carta», spiega Gravina. «Non realizziamo un prodotto differente per ogni cliente, ma una piattaforma configurabile che si adatta alle sue modalità operative».
Il software si adatta alla struttura, non il contrario
La difficoltà principale non consiste semplicemente nell’abbandonare la carta, ma nel farlo senza perdere procedure, linguaggi e modalità operative maturati nel tempo. L’adozione di programmi troppo rigidi può infatti costringere le équipe a modificare profondamente il modo in cui raccolgono le informazioni e seguono gli assistiti.
«Dietro agli strumenti cartacei utilizzati ogni giorno possono esserci dieci o vent’anni di esperienza», sottolinea Gravina. «È un patrimonio che deve essere portato nel sistema digitale, non cancellato».
GISSS viene quindi configurato intorno alle procedure della singola realtà e riunisce in un unico ambiente cartella dell’assistito, planner, documenti, attività delle équipe, piani individualizzati, monitoraggi, gestione del personale e processi amministrativi, utilizzando le informazioni già disponibili per evitare duplicazioni e ridurre il rischio di errori.
Un unico dato, più risposte agli enti pubblici
Una stessa struttura può lavorare con più aziende sanitarie o servizi territoriali, che non necessariamente richiedono le stesse modalità di fatturazione e rendicontazione. Un ente può chiedere una fattura per ciascun assistito, mentre un altro può richiedere un documento riepilogativo con una struttura differente.
«I dati vengono inseriti una sola volta e il sistema li utilizza per produrre la documentazione nella forma richiesta da ciascun interlocutore», precisa Gravina.
La diffusione di GISSS in più della metà delle regioni italiane ha portato GekoSoft a confrontarsi con modelli organizzativi e procedure diverse, facendo della conoscenza del settore uno degli elementi centrali del proprio posizionamento. «È proprio questo uno degli aspetti che ci vengono riconosciuti: recentemente i responsabili di un’importante struttura socio-sanitaria marchigiana ci hanno detto di aver riscontrato in noi una conoscenza reale del loro lavoro e delle loro esigenze».
La complessità resta dietro le quinte
Protezione dei dati sensibili, livelli di accesso e formazione del personale fanno parte dello stesso percorso, con l’obiettivo di rendere gli operatori autonomi e mantenere semplice l’utilizzo quotidiano.
«Creiamo piattaforme semplici perché della complessità ce ne facciamo carico noi», sintetizza Antonio Raccampo, socio e responsabile dello sviluppo software. «Dietro strumenti intuitivi ci sono procedure articolate, che devono però facilitare il lavoro di chi li utilizza ogni giorno».
Lo stesso principio guida FisioBox, soluzione online dedicata a professionisti sanitari, studi associati e piccoli centri multidisciplinari, proposta a un costo contenuto e attivabile dopo un periodo di prova. La piattaforma permette di gestire appuntamenti, cartelle, prestazioni, documenti e adempimenti, compresa la trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria.
«È utilizzabile già dopo circa un’ora di formazione», conclude Raccampo. «L’obiettivo è lasciare al professionista il tempo per il proprio lavoro e affidare al software la gestione delle procedure più complesse»
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